Tietosuojaseloste

SUKUSEURA LESKISET RY                            

Tämä tietosuojaseloste kattaa Sukuseura Leskiset ry:n Suomen väestötietojärjestelmästä vuonna 1991 ostetut Leskinen-sukunimellä olevat ja erikseen jäseniksi rekisteröityneet tai muuta kautta sukuseuran jäseniksi liittyneet henkilöt. Lisäksi henkilötietosuoja kattaa muut Leskisten suku-tutkimuksessa mainitut elossa olevat henkilöt. Tietosuoja ei koske jo edesmenneitä henkilöitä. 

1.   Rekisterinpitäjä ja tietosuojaselosteesta vastaava ja selosteen päivämäärä

Sukuseura Leskiset ry:n hallituksen nimeämä sukurekisterin pitäjä. Seloste hyväksytty 10.11.2018.

2.   Rekisteröidyt

Sukuseuran jäsenrekisterissä ja sukututkimuksessa käsitellään jäseniksi ilmoittautuneiden, heidän perheenjäsentensä tai muiden sukututkimuksessa mainittujen henkilötietoja.

3.   Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Jäsenrekisterin ja sukututkimusrekisterin käyttötarkoitukset ovat rekisteröityjen henkilötietojen ajan-tasainen hallinta ja ylläpito sekä rekisterin pohjalta yhdistystoimintaan liittyvien tietojen ja palvelujen tarjonta ja viestintä niitä haluaville rekisteröidyille.

Henkilötunnuksen tallennusperuste on se, että suuren tietoaineiston takia henkilö voidaan yksilöidä luotettavasti postin sähköisessä osoitepäivityksessä henkilötunnuksella.

4.   Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä ja sukututkimuksessa tallennetaan yhdistyksen jäsenten tai heidän perheenjäsentensä henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen ja toimintaan liittyviä tarpeellisia tietoja seuraavasti:

-          Rekisteröidyn etunimet ja sukunimi, henkilötunnus tai pelkkä syntymäaika ja arvo ja ammatti;

-          Rekisteröidyn postiosoite ja sähköpostiosoite sekä puhelinnumero

-          Rekisteröidyn jäsenryhmä (varsinainen jäsen, perhejäsen);

-          Rekisteröidyn vihkimisaika ja mahdollinen avioeroaika sekä kuolinaika ja kuolinpaikka

-          Rekisteröidyn kuolintieto poistaa yksilöivän henkilötiedon, jäsenyyden  ja osoitteen

5.   Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

6.   Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Sukuseuran digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot ovat suojatut ja tallennetut siten, että niihin pääsy on vain kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseen tarvitsevalla ja henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat omaavalla henkilöllä.  

7.   Henkilötietojen luovutukset tai siirrot

Sukuseura ei luovuta jäsentensä henkilötietoja millekään taholle ilman asianomaisen erillistä kirjallista lupaa. Poikkeuksen tekee vain postin osoitepäivitys osoitteiden osalta.

8.   Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään jäsenrekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen tai hänen     oikeusturvansa tai soveltava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet sitä vaativat.

9.   Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sukuseuralta hänelle tuleva viestintä tai erota kokonaan sukuseuran jäsenyydestä. Tällöin myös yksilöivä henkilötieto häviää. Lisäksi ennen uuden sukukirjan ilmestymistä asianomaisilla on oikeus saada ote heitä itseään ja perheenjäseniään koskevista tiedoista.

10.   Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jos rekisterissä oleva katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty tietosuojalainsäädännön mukaisesti, hänen pitää ensiksi huomauttaa asiasta rekisterin pitäjää.  Jos asia ei selviä, hänellä on oikeus valittaa asianomaiselle valvontaviranomaiselle Suomessa tai oman työ- tai asuinpaikkansa valvontaviranomaiselle missä tahansa Euroopan unionin jäsenvaltiossa.